Assistant de direction à mi-temps / Direction des affaires domaniales

Au sein d’un organisme public propriétaire d’un patrimoine immobilier varié (immeubles bâtis, lots de copropriété, terrains, domaines ruraux, domaine public), l’assistant(e) de direction est un collaborateur direct du directeur et du directeur adjoint en charge des sujets fonciers et immobiliers. Il assure seul la gestion de certains dossiers, participe à l'organisation du service et constitue un pivot dans l’organisation de toute la Direction. Cette embauche s’inscrit dans le cadre d’un remplacement de congés maternité pour une durée prévisionnelle de 8 mois.

Missions:

o   Assistance de direction

• Gestion du courrier, des agendas des directeurs, de l’accueil téléphonique du directeur et du directeur adjoint, préparation des réunions internes

• Formalisation de tout type de fichier (word, excel, power point…)

• Accueil physique et téléphonique de façon périodique

• Participation aux réunions de directions

o   Missions propres

• Constitution et suivi des dossiers de vente (et assimilés), éventuellement des donations et legs immobiliers ; lien avec les notaires, généalogistes… ; tenue des fichiers de suivi

• Actions de communication interne et externe

• Elaboration en lien avec les différents services des dossiers de reporting

• Préparation des dossiers présentés aux instances du CHU ; mise en oeuvre des procédures internes et réglementaires

o   Gestion des dossiers transversaux de la direction

• Suivi du plan de formation, des congés et absences

• Fonctionnement général de la direction (commande fourniture et mobilier, suivi des contrats en lien avec l’organisation de l’espace de bureau…)