[Gh Centre MEDECINE]Coordinateur/ice des secrétariats du Pôle Médecine

La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l’encadrement de proximité et l’animation d’équipes de secrétaires dont il/elle est hiérarchiquement responsable. Le pôle médecine comprend environ 55 ETP de secrétaires médicales. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chef(fe)s de service, le/la cadre supérieur(e) et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l’autorité hiérarchique du/de la cadre administratif/ve de pôle.

1 - Gestion des ressources humaines dont il/elle a la responsabilité (recrutement, gestion du temps de travail, formation, évaluation) :

• Organisation du recrutement des nouveaux agents,

• Accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux agents,

• Gestion des demandes de stagiaires secrétaires médicales,

• Elaboration des plannings des secrétaires et organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur site,

• Préparation et réalisation des entretiens professionnels en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,

• Suivi et mise à jour de Chronos (suivi des comptes d'heures),

• Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,

• Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, etc.).

• Elaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats,

• Suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices,

• Réalisation d’audits, d’études et d’enquêtes auprès des différents services du PAM en fonction des projets en cours,

• Animation de réunions et des points Lean,

• Production et suivi des indicateurs d’activité des secrétariats (taux de décroché téléphonique, suivi de la FHR, délai moyen des télé-demandes, etc.),

2- Participation à la gestion de projets :

• Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat, etc.).

• Suivi des données RH des secrétariats (mise à jour mensuelle du tableau des emplois)