Gestionnaire de dossier d'habilitation / Officier de sécurité adjoint

Nos consultants interviennent chaque jour sur des projets à fort enjeu dans l’aéronautique, l’énergie, le ferroviaire ou l’industrie. Certaines de ces missions nécessitent une habilitation au secret de la défense nationale, et c’est là que vous intervenez.

Basé(e) à Aix-en-Provence, vous avez un rôle double. En binôme avec l’Officier de Sécurité, vous suivez les dossiers d’habilitation de nos collaborateurs et vous les sensibilisez aux risques. Vous êtes aussi le point de contact local pour l’administration et le bon fonctionnement de nos agences.

Votre quotidien

Accompagner les consultants, manager et clients

• Vous êtes leur interlocuteur privilégié : vous leur expliquez les démarches, les pièces à fournir et les délais à prévoir.
• Vous collectez, vérifiez et complétez les dossiers, puis relancez quand il manque une pièce, toujours avec pédagogie.
• Vous vous interfacez avec nos clients pour coordonner nos actions d'habilitations

Sécuriser les dossiers

• Vous contrôlez la complétude et la cohérence de chaque dossier avant sa transmission.
• Vous assurez un classement et un archivage conformes aux règles de protection en vigueur.

Piloter et anticiper

• Vous tenez à jour le suivi des demandes : dépôts, décisions, échéances et renouvellements.
• Vous alertez sur les dossiers urgents ou à risque, en lien avec les Business Managers, les RH et nos clients.
• Vous êtes force de proposition pour améliorer nos processus : check-lists, modèles, outils de suivi.

Contribuer à la culture sécurité

• Vous participez à la préparation et réalisation des sensibilisations à la sécurité et à la gestion des attestations.

Gestion du parc de véhicules

• Vous êtes le point de contact local pour les véhicules.
• Vous veillez à leur conformité : cartes grises, assurances, contrôles techniques, avenants correctement établis et signés.
• Vous suivez les états des véhicules et faites le lien avec les interlocuteurs concernés.

Bon fonctionnement des agences

• Vous recensez et suivez les besoins des agences pour assurer leur bon fonctionnement au quotidien.

Contrôle et conformité

• Vous êtes garant(e) du processus de validation des factures et vous validez vous-même celles de votre périmètre.
• Vous menez des missions ponctuelles de contrôle de conformité, par exemple sur les frais des collaborateurs de votre périmètre.

Profil recherché

Qui êtes-vous ?

De formation Bac+2/3 en gestion administrative, assistanat, RH ou équivalent, vous possédez une première expérience réussie en gestion administrative, idéalement dans un environnement RH, défense ou sécurité.

Vous connaissez les procédures d’habilitation et idéalement l’IGI 1300.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer de nombreux dossiers en parallèle sans rien laisser passer. Votre discrétion est irréprochable : vous savez que la confidentialité ne se négocie pas.

Vous aimez le contact humain et savez rendre simple une démarche administrative complexe.

Ce poste peut nécessiter que vous soyez vous-même habilité(e). Votre candidature implique d’accepter de vous soumettre à cette procédure.

Rémunération et avantages

Le salaire proposé pour ce poste se situe entre 28 000 € et 32 000 € brut par an, selon votre expérience et vos qualifications.