Apprenti(e) Support de Coordination administrative

Description du poste

Vous intégrez le Pôle Appui Transverse de la Direction de la formation professionnelle (DFP), en tant qu’Apprenti(e) Support de coordination administrative. Ce Pôle est composé de 10 personnes. 

Vous êtes rattaché(e) à la Responsable Coordination Administrative.  

Dans le cadre de votre BTS Support à l’Action Managériale, vous accompagnez la Responsable Coordination Administrative et, plus largement, le Pôle Appui Transverse dans ses missions de coordination transverse, de structuration de l’information, de gestion de projets et d’interface avec les fonctions RH.

Les missions sont confiées progressivement, avec un accompagnement adapté à votre niveau et une montée en autonomie au cours des deux années.

1.      Optimisation des processus administratifs

Vous contribuez à :

·        Mettre à jour les organigrammes et trombinoscopes et de contribuer à construire un fonctiogramme, permettant aux collaborateurs de mieux identifier les rôles et activités de chacun

·        Construire et actualiser un calendrier annuel des principales échéances utiles aux agents (RH, temps forts et autres échéances internes)

·        Formaliser et améliorer certains processus : recueil d’informations, schémas, fiches pratiques, procédures et modes opératoires

·        Préparer et actualiser des supports d’information à destination des agents de la DFP

·        Recueillir ponctuellement les retours des agents (questionnaires, sondages) afin de contribuer à l’amélioration des dispositifs

2.      Gestion de projet

Vous contribuez à :

·        Créer, compiler et actualiser le kit d’accueil des nouveaux arrivants

·        Participer à la définition et à l’amélioration du parcours d’intégration, notamment à partir des retours des nouveaux arrivants

·        Participer à l’organisation des séminaires, déjeuners d’équipes, ateliers, réunions collectives et autres temps forts internes : planning, participants, invitations, supports, coordination et suivi

·        Définir des actions de communication interne associées aux projets et temps forts

·        Participer à différents projets et travaux transverses de la Direction : préparation des travaux, coordination des contributeurs, tableaux de suivi, comptes-rendus, suivi des actions et échéances et préparation des restitutions

Ces missions sont réalisées en complémentarité avec le service Communication et les Affaires Générales pour les activités relevant de leurs périmètres.

3.      Collaboration à la gestion des Ressources Humaines

En appui de la Responsable Coordination Administrative et en lien avec les fonctions RH compétentes, vous contribuez à :

·        Recueillir et formaliser les besoins de recrutement exprimés par les équipes et préparer leur transmission aux RH

·        Tenir à jour le suivi des recrutements et participer aux points réguliers avec les fonctions RH pour les sujets relevant de votre périmètre

·        Assurer le suivi des actions et échéances associées et préparer les éléments utiles aux points de situation auprès de la Direction

·        Suivi des interrogations RH des agents : recherche d’informations de premier niveau dans les ressources existantes, identification des interlocuteurs compétents et suivi des demandes

·        Élaborer et actualiser des référentiels RH pratiques, tenant notamment compte des personnels de droit public et de droit privé, à partir des ressources et informations validées par les fonctions RH

·        Préparer l’intégration des nouveaux agents à l’issue des recrutements

Profil recherché

La CDC fonde le recrutement sur les compétences en excluant tout critère de discrimination. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

La CDC fonde le recrutement sur les compétences en excluant tout critère de discrimination. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Baccalauréat STMG