Adjoint Administratif - Direction du Personnel / Service Formation - Hôpital Edouard Herriot

Présentation du service :

Le Service Formation réalise ses missions au bénéfice des agents du GHC, des agents attachés à une Direction Transversale représentée sur le site.

Positionnement de l'adjoint administratif / Assistante de formation :

Le service appartient à la Direction des Ressources Humaines : les deux adjoints administratifs - assistants formation sont placés sous la responsabilité du Conseiller Formation Carrière (CFC).

Equipe :

Le service formation est composé d’un CFC et de deux Adjoints Administratifs - Assistants de Formation. Une polyvalence est requise sur l’ensemble des activités pour les deux assistantes.

Définition de la fonction :

L’assistant participe à l’accueil et à l’information des agents pour toutes les questions relatives au domaine. Il assure la gestion administrative des dispositifs de formation professionnelle du Groupement.

Il assure les tâches relatives à ses missions en respectant le cadre réglementaire et les procédures définies. Pour atteindre cet objectif, il réalise et met en œuvre tout document de suivi lui permettant de produire les éléments demandés et d’assurer sa mission dans le respect des échéances.

Principales tâches du poste :

• Diffusion des fiches pédagogiques et calendriers de formation à l’encadrement

• Suivi des avis donnés par l’encadrement

• Gestion des inscriptions des agents aux formations

• Envoi des convocations ou des lettres de refus

• Gestion administrative des demandes complémentaires de formation

• Gestion administrative des dossiers de concours et examens

• Gestion administrative des dispositifs individuels (BC, VAE, CFP)

• Gestion administrative des conventions de stage

• Réalisation des badges pour les étudiants

• Gestion du Portail « Inscriptions formations internes »

• Suivi des formations internes en lien avec les formateurs

• Mise à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité

• Statistiques

Activité du poste :

• Accueil physique et téléphonique

• Traitement d’informations multiples et variées par messagerie électronique/téléphone

• Saisie informatique des données sur les logiciels métiers

• Suivi de tableaux de bord

• Application des dispositifs statutaires et réglementaires

• Classement, archivage